Почему ты должен перестать использовать Excel?

Всякий раз, когда пользователь просит меня о помощи, произнося предложение, которое начинается со слов "У меня есть общий лист Excel, который..." или "У меня есть Excel с макросом, который...", лично мне первое, что приходит в голову, это "Ты не используешь правильный инструмент". Тебе нужно что-то, что-то, о чем, возможно, ты даже не знаешь, что тебе нужно (вероятно, база данных или программное обеспечение), что должно покрыть эту функцию. А как ты узнаешь, нужен ли тебе другой инструмент?

Вещи, которые компания не должна делать с помощью Excel

- Производи свои расчеты (конструкций, установок, инфраструктур...) в Excel.

- Составление котировок, управление заказами, запуск накладных с помощью Excel.

- Составляй, обменивайся и храни отчеты и доклады в Excel.

- Управляй проектами с помощью Excel, Kanban в Excel, Gantt в Excel.

- Ведение учета сотрудников, прогулов, часов и отпусков в Excel.

- Храни информацию о клиентах и поставщиках в Excel.

- Основывай свою бухгалтерию и стратегическое планирование на Excel.

Но это еще не все, вот 6 причин, по которым тебе стоит перестать использовать Excel и поискать инструмент, который лучше подходит для твоих нужд.

1. Excel - это простая таблица. Ничто не помешает тебе по ошибке вписать не ту ячейку, переместить или скопировать данные и потерять их.

2. Скорость работы с таблицей Excel нельзя сравнить с использованием инструмента разработки. Такие операции, как поиск по нескольким тысячам строк, которые непомерно сложны в Excel, выполняются без особых усилий в программном обеспечении. Когда ты делаешь запрос в Excel, это занимает в среднем 3 минуты, в то время как в других программах ты можешь сделать тот же запрос за 0,3 секунды.

3. Листы Excel могут быть очень большими и накапливать огромное количество данных. Но даже в этом случае это ничто по сравнению с тем, что можно хранить в развитой базе данных. Более того, даже если ты можешь хранить большие объемы данных в Excel, ты не можешь управлять этими данными должным образом, поиск идет медленно, легко ошибиться и выдать неверные результаты.

4. В листе Excel ты не можешь выполнять какие-либо автоматизированные действия или получать внутренние оповещения. Система пассивна, она не информирует тебя и не выполняет действий, ты можешь только вводить и заполнять/запрашивать данные. В отличие от этого, при разработке программного обеспечения можно предусмотреть любое количество рабочих процессов, независимо от их сложности (это невозможно в электронной таблице).

5. Лист Excel - это не что иное, как таблица. Неважно, насколько сильно ты раскрашиваешь его или изменяешь его свойства, он никогда не сравнится с интерфейсом, который ты можешь получить с помощью приложения или веба.

6. При разработке программного обеспечения ты определяешь, какие пользователи или группы пользователей имеют доступ к какой информации, и какие действия может выполнять каждый из них.

Такая безопасность невозможна при использовании листа Excel. Лист Excel - это трудный противник, которого нужно победить. Во-первых, потому что его использование укоренилось у пользователя. Они чувствуют, что могут настроить его, сконфигурировать под свои нужды. Он прост, он знаком, им удобно им пользоваться. Проблема не в листе Excel, который в остальном является действительно отличной и мощной программой (да ладно, я наконец-то признал это, в глубине души я тоже ее люблю).

Проблема заключается в использовании и злоупотреблении листами Excel. Как сказала бы моя мама, когда у тебя только одна удочка, внезапно все кажется крючком. Электронные таблицы - это, проще говоря, программы, которые позволяют нам быстро собирать "маленькие утилиты". Каждый раз, когда кто-то использует лист Excel, это происходит потому, что программа (или, если на то пошло, разработчик) не дала ему того, что ему нужно. Таблица Excel - это тот ресурс, к которому ты обращаешься, когда у тебя нет "ничего лучше".

Поэтому в системе непрерывного совершенствования лист Excel всегда будет одним из слабых звеньев и неизбежно будет устранен.

Помимо быстрых расчетов или составления пары графиков, нам не должно понадобиться использовать листы Excel. Она также может быть полезна как набросок, или первое решение, того, что позже станет конкретной разработкой, но электронную таблицу никогда не следует рассматривать как постоянное решение. Гораздо меньше - как оптимальное или желательное решение. Конечно, ни при каких обстоятельствах ты не должен основывать фундаментальные процессы своей бизнес-системы на электронных таблицах Excel.